Pracovní poměr může být založen výlučně na základě právního jednání, nikoliv tedy například právní událostí, protiprávním jednáním, či soudním rozhodnutím, kdy nejčastějším právním jednáním je uzavření pracovní smlouvy. Pracovní smlouva je dvoustranným právním jednáním spočívajícím v souhlasném projevu vůle zaměstnance a zaměstnavatele uzavřít mezi sebou pracovněprávní vztah. Aby však pracovní smlouva vyvolávala zamýšlené právní účinky, tj. vedla ke vzniku pracovního poměru, musí obsahovat tři podstatné náležitosti, a sice druh práce, místo výkonu práce a den nástupu do práce. Zároveň musí být pracovní smlouva uzavřena písemně.
Druh práce
První z podstatných náležitostí pracovní smlouvy, bez jejíhož vymezení by ke vzniku pracovního poměru nedošlo, je druh práce, který vymezuje, jakou práci je zaměstnanec povinen pro zaměstnavatele vykonávat.
Práci jiného druhu není povinen zaměstnanec vykonávat, ledaže by se jednalo o převedení na jinou práci. Čím širší je sjednaný druh práce, tím vyšší je dispoziční pravomoc zaměstnavatele při přidělování práce. Mezi smluvními stranami existuje smluvní volnost, jak široký druh práce vymezí. Ale pozor, pokud by byl druh pracovní smlouvy vymezen v pracovní smlouvě tak široce, že by umožňoval zaměstnavateli přidělovat jakoukoli práci, šlo by o neplatně uzavřenou pracovní smlouvu. Právní úprava umožňuje rovněž, aby druh práce byl sjednán tak, že je v pracovní smlouvě uvedeno více druhů práce, apod. Je pochopitelné, že v individuálním případě, kdy je kupříkladu sjednán přehnaně vysoký počet druhů prací, nelze vyloučit pochybnosti o tom, zda nedochází k obcházení zákona. Posouzení hranice, kdy byl druh práce platně sjednán, je proto vždy otázkou konkrétního případu.
Druh práce není totéž, co náplň práce. Pracovní náplň je jednostranným příkazem zaměstnavatele, kterým se zaměstnanci blíže vymezují úkoly v rámci sjednaného druhu práce v pracovní smlouvě. Takovou pracovní náplň může zaměstnavatel jednotlivě měnit. Je tedy třeba rozlišovat mezi sjednaným druhem práce a pracovní náplní, kterou může zaměstnavatel v rámci sjednaného druhu práce zaměstnanci určovat. Nutno také zmínit, že (nové) určení pracovní náplně v rámci sjednaného druhu práce nepředstavuje (nemůže představovat) změnu pracovní smlouvy v ujednání o druhu práce, na který byl zaměstnanec přijat.
Místo výkonu práce
Stejně jako druh práce, tak i místo výkonu práce, může být v pracovní smlouvě určeno úzce (např. konkrétním pracovištěm) nebo šířeji. Dostatečná specifikace místa výkonu práce je významná ze tří důvodů. Za prvé určuje rozsah dispozičního oprávnění zaměstnavatele vůči zaměstnanci z hlediska místa výkonu práce. Dále souvisí s přeložením zaměstnance do jiného místa výkonu práce, ke kterému nemůže dojít bez souhlasu zaměstnance. Třetí významný dopad má na pracovní cesty zaměstnance, neboť tato problematika úzce souvisí s cestovními náhradami při pracovní cestě (j. náhradu jízdních výdajů, jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, výdajů na ubytování, zvýšených stravovacích výdajů a dále nutných vedlejších výdajů).
Zákoník práce nezakotvuje žádná vodítka k určení místa výkonu práce a nechává tak jeho vymezení na smluvním ujednání stran pracovního poměru. Jako místo výkonu práce tak může být sjednáno konkrétní pracoviště, sídlo zaměstnavatele, obec, kraj, území ČR apod. Nejvyšší soud dokonce uzavřel, že z hlediska určitosti je možné za určité místo výkonu práce označit ,,výrobní a obchodní provozovny organizace“.
Den nástupu do práce
Třetí podstatnou náležitostí pracovní smlouvy je den nástupu do práce. Den sjednaného nástupu do práce je důležitý tím, že v tento den vzniká pracovní poměr, neboť dnem uzavření pracovní smlouvy se pracovní poměr toliko zakládá. V pracovní smlouvě se mohou smluvní strany dohodnout na tom, že den nástupu do zaměstnání bude odlišný ode dne uzavření pracovní smlouvy a k tomuto dni pracovní poměr vzniká.
Den nástupu do práce může být v pracovní smlouvě sjednán uvedením určitého konkrétního kalendářního dne (např. 1. září 2008, 14. prosince 2009, 1. března 2010), což je nejobvyklejší způsob, nebo jakýmkoliv jiným vhodným způsobem nevzbuzujícím pochybnosti o tom, o který den jde (např. patnáctý den po ukončení studia, den nástupu jiné zaměstnankyně na mateřskou dovolenou atp.). Jako den nástupu může být sjednána také sobota, neděle nebo svátek; nemusí to být nutně den pracovní. Vznik pracovního poměru je rovněž vázán na dohodnutý den nástupu do práce, ne až na den, ve kterém poprvé došlo k faktickému výkonu práce.
Faktický pracovní poměr
Může se stát, že pracovní smlouva nebude obsahovat všechny formální a obsahové náležitosti a nedojde tak k platném vzniku pracovního poměru. Strany se však mohou mylně domnívat, že pracovní smlouvu uzavřeli platně a jednat tak, jako by byl jejich pracovněprávní vztah založen. V takovém případě vzniká tzv. faktický pracovní poměr. Faktický pracovní poměr nikdy v zákoníku práce nenalezneme, jedná se o termín vytvořený soudní judikaturou.
Nejvyšší soud k faktickému pracovnímu poměru uvádí: ,,Začala-li fyzická osoba pro zaměstnavatele s jeho souhlasem pracovat, avšak v důsledku toho, že pracovní smlouva nebyla sjednána platně, nebylo zde právní jednání způsobilé založit pracovní poměr, jedná se o tzv. faktický pracovní poměr => Nelze-li byť i na jedné straně dovodit ani existenci mlčky projevené, ale dané vůle uzavřít pracovní smlouvu (dohodu), nemůže na základě faktického dočasného přidělování práce (za okolností uvedených shora) vzniknout pracovní poměr jako vzájemně provázaný komplex práv a povinností, nýbrž jen dílčí (právem neaprobovaný) faktický vztah, který lze z tohoto důvodu ukončit jen bezformálně a jehož vypořádání se řídí pracovněprávními předpisy.“
Faktický pracovní poměr tak je pracovněprávním vztahem, jehož obsah práv a povinností je však odlišný od neplatné pracovní smlouvy, kterou strany uzavřely.